8 conseils pour vous aider à maximiser votre budget traduction

Depuis plus de 40 ans, The Translation People aide des entreprises à communiquer avec leurs clients dans leur propre langue. Nous avons résumé en huit points la façon dont les entreprises peuvent améliorer leur processus de traduction, réduire leurs coûts et uniformiser leurs processus.

1. Identifier le contenu qui existe déjà dans la (ou les) langue(s) cible(s)

Lorsque des entreprises nous contacte pour une traduction, nous leur demandons si elles possèdent déjà des documents traduits soit par une autre agence de traduction, soit par leurs employés ou commerciaux. Cela permet de partir sur une bonne base.

Comme dans toute langue, il existe différentes façons de formuler une même idée, mais il est peu probable qu’une idée soit traduite deux fois de la même façon. Pour éviter d’avoir deux traductions différentes pour le même contenu, il est essentiel de fournir à votre agence de traduction vos contenus déjà traduits (texte source et traduction) pour qu’elle puisse s’inspirer du style et du ton adoptés. Utiliser des traductions validées peut être d’une aide précieuse et servir de base afin d’orienter votre agence de traduction sur le style et afin de créer un glossaire (nous y reviendrons).

Cela est également important afin de réduire les coûts. Si vous avez fait traduire un manuel, des cours de formation ou un rapport par exemple, ces traductions peuvent être utilisées afin de réduire le coût de traductions futures comprenant le même contenu. L’agence de traduction peut enrichir ces traductions grâce à une technologie appelée Mémoire de traduction qui permet d’identifier tout contenu identique ou similaire dans les nouveaux projets. L’agence vous fera bénéficier (ou devrait vous faire bénéficier) de remises liées à ces correspondances.

Bien sûr, utiliser des traductions existantes n’est pas toujours aussi utile qu’il puisse paraître (prenons l’exemple d’une traduction à la qualité « douteuse »), mais gérer cette traduction existante vous permettra de voir de quelle façon vous pourrez améliorer la qualité et réduire vos coûts.

2. Analyser le marché cible et adapter le contenu en fonction de celui-ci

Un autre élément à prendre en compte est de savoir si le contenu que vous devez faire traduire a besoin d’être adapté à votre marché cible.

Cela est particulièrement le cas pour les supports de communication où il est crucial que le message et le style de la traduction soient adaptés au marché cible. Si vous n’adaptez pas le message en fonction des préférences du pays visé et que tentez de le dupliquer pour tous les marchés, il y a des chances que votre message ne soit pas aussi efficace d’un point de vue marketing, même si la traduction est correcte.

Par ailleurs, certains pays se concentrent davantage sur les faits dans la façon de communiquer, tandis que d’autres sont plus sensibles au langage créatif. Votre agence de traduction devrait pouvoir vous aider, mais il est de la responsabilité de l’entreprise de créer des documents dont le message s’adresse au bon public.

Vous devriez également déterminer si le nom des produits doit rester le même dans les différents pays cibles, si des normes techniques doivent être respectées selon les pays, ou si certains passages doivent être ajustés ou même supprimés s’ils ne sont pas adéquats.

3. Créer un guide de style et un glossaire

L’une des raisons pour laquelle les clients peuvent ne pas être entièrement satisfaits d’une traduction est que le « style » ou le « ton » ne correspondent pas à leurs attentes. Comme expliqué au premier point de ce guide, la traduction peut être très subjective, en particulier dans le cas de contenu créatif : ce qui plait à une personne peut ne pas plaire à une autre. Il n’est pas toujours possible de produire une traduction qui soit écrite exactement de la façon souhaitée, mais si vous avez des contacts qui connaissent particulièrement bien votre entreprise et le marché, vous pourriez avoir recours à leur aide afin de valider un guide de style et un glossaire avant de commencer une traduction.

Un guide de style pour la traduction décrira le niveau de langage souhaité, le public cible ainsi que le message clé que vous souhaitez transmettre. Votre agence de traduction travaillera avec vous afin de collecter ces informations qui seront ensuite transmises aux traducteurs afin qu’ils puissent s’y référer.

De même, un glossaire est extrêmement utile pour améliorer le rendu espéré d’une traduction. Tous les termes individuels et phrases clés sont notés dans la langue source et cible (traduction). Si vous avez déjà des commerciaux qui vendent vos produits dans vos marchés cibles, ils connaitront sûrement les termes exacts dont vous aurez besoin pour votre contenu traduit, ils pourront fournir le vocabulaire ou commenter sur les traductions afin que votre agence de traduction prenne en compte vos préférences.

4. Examiner la façon de gérer les fichiers au format complexe

L’époque où les fichiers Word étaient majoritairement utilisés est révolue. De nos jours, les entreprises travaillent directement dans les systèmes de gestion de contenu (CMS), dans des logiciels de création de contenu tels qu’InDesign. Leurs besoins sont également de plus en plus variés et incluent par exemple la traduction de fichiers audio ou vidéo.

Une bonne agence de traduction aura accès à cette technologie qui lui permettra de rapidement extraire le contenu à traduire depuis le format d’origine, de le traduire et de le renvoyer dans le même format. Même si le contenu contient des balises ou des codes, ceux-ci ne seront pas altérés.

Concernant la traduction de sites Internet, des outils permettent par ailleurs aux entreprises d’identifier tout contenu nouveau ou actualisé qui pourra être mis à disposition immédiatement sur les systèmes de l’agence de traduction, traduit par celle-ci et réimporté dans le CMS.

Cette façon de procéder permet de gagner du temps et réduire les coûts, mais également d’éviter de faire des erreurs puisque le texte n’aura plus à être recopié manuellement par un non-linguiste. Si cela correspond au type de contenu que vous créez ou créerez à l’avenir, demandez aux agences que vous contactez les procédures qu’elles utilisent pour traduire.

5. Gérer les traductions et les mémoires de traduction

Beaucoup de personnes considèrent qu’une Mémoire de traduction a deux avantages : elle permet d’améliorer la cohérence des traductions et de réduire les coûts. C’est effectivement le cas, mais si vous ne gérez pas correctement le processus de traduction, les mémoires de traduction peuvent rapidement devenir inutiles si les traductions ne sont pas validées. Si vous travaillez avec une bonne agence de traduction, celle-ci enregistrera toutes les traductions qu’elle effectue pour vous dans une mémoire de traduction. Tout changement effectué sur la traduction par vos soins doit être transmis à l’agence, peu importe s’il s’agit d’une correction mineure ou importante, car celle-ci actualisera la mémoire de traduction afin de garantir qu’elle soit à jour (cependant, réfléchissez attentivement à qui confier la validation des traductions – voir le point 6 ci-dessous).

Certaines agences vous donneront accès à un système basé sur le Cloud, sur lequel les relecteurs peuvent se connecter et corriger/valider les traductions, en actualisant la mémoire de traduction en temps réel. Les systèmes utilisés vont des systèmes de gestion complexes aux simples portails de relecture, mais l’avantage est qu’un retour est toujours fait sur les traductions.

Peu importe l’option choisie, pensez au processus de relecture dans son ensemble avant de commencer une traduction afin de garantir que les mémoires de traduction restent à jour.

6. Tirer profit du processus de relecture 

Intégrer l’expertise et les connaissances de collaborateurs ou agents locaux dans le processus de traduction peut s’avérer inestimable. Ils connaissent votre entreprise et le marché mieux que personne. Toutefois, leurs commentaires doivent être examinés attentivement car ils ne sont pas toujours impartiaux et différents relecteurs peuvent avoir différentes idées et attentes. Certains lisent simplement la traduction et ne font que quelques changements mineurs, d’autres réécrivent complètement la traduction parce qu’elle n’est pas écrite tel qu’ils l’auraient écrite eux-mêmes. L’essentiel est de donner des instructions claires aux relecteurs afin qu’ils sachent à quoi s’attendre et quoi faire. Vous devez garantir un niveau de cohérence dans toutes les langues.

Il arrive parfois que différents relecteurs soient chargés de relire des traductions : ces individus auront certainement des approches différentes sur ce qui constitue une bonne traduction. Dans un tel cas, il est essentiel que les relecteurs travaillent ensemble afin de s’assurer que les mémoires de traduction soient cohérentes en termes de corrections, autrement cette étape de relecture peut rapidement devenir inutile ou contre-productive et les mémoires de traduction risquent de contenir différentes traductions pour les mêmes termes.

Il existe toutefois d’autres mesures que vous pouvez prendre pour faciliter le processus de relecture. Demandez à vos relecteurs de créer ensemble un glossaire et des guides de style avant que la traduction ne commence (voir point 3), de cette façon la traduction correspondra aux préférences des relecteurs.

Enfin, même si la traduction a été effectuée par un traducteur professionnel, relue par un autre traducteur et révisée ensuite par votre relecteur attitré, il est souvent utile de recevoir la version finale du document avant sa publication, en particulier s’il s’agit de contenus importants. Il arrive parfois que des erreurs surviennent lorsque le document final est envoyé à une personne n’ayant pas pris part au processus de traduction, qu’une image soit par exemple associée à un texte à la dernière minute qui pourrait avoir une incidence sur la traduction qui devra ensuite être modifiée. Cela n’est pas toujours le cas, mais cela vaut la peine d’y réfléchir pour des documents importants.

7. Ne pas juger une agence de traduction uniquement sur le prix

Le prix est bien sûr important, mais il ne doit pas être le seul élément pris en compte, car il est bien connu que les services fournis correspondent souvent au prix payé. Des prix très bas peuvent être le signe que l’agence a recours à des traducteurs non professionnels ou qu’elle fait de la traduction automatique. Cela peut être adapté à certains projets, mais si vous souhaitez faire traduire des documents importants tels que des documents marketing ou des guides d’utilisation, les économies que vous pouvez faire peuvent être contrebalancées par les conséquences négatives d’une mauvaise traduction. Cela ne veut pas dire pour autant que les agences chères offrent la meilleure qualité. La meilleure façon de juger de sa qualité est de demander des références.
Découvrez quels sont leurs meilleurs clients et depuis combien de temps ils travaillent ensemble. Si une entreprise a dépensé des milliers d’euros pour des traductions au cours des dix dernières années, c’est qu’elle est satisfaite de l’agence !

8. Penser à la vie après la traduction

Vous avez publié votre traduction, quelle est la prochaine étape ? Si la traduction vous a permis d’atteindre votre objectif et de toucher la demande de votre marché cible, il y a de grandes chances que celle-ci vous réponde dans sa langue. Que ce soit des acheteurs potentiels qui ont vu votre site Internet ou des employés locaux qui viennent d’assister à un cours en ligne que vous venez de traduire, vous aurez besoin d’une infrastructure en place afin de répondre à ces contacts. Que vous choisissiez d’employer des personnes multilingues qui puissent répondre rapidement ou que vous décidiez de demander à votre agence de traduction de vous aider à répondre à vos notifications sur les réseaux sociaux, la traduction est le premier pas vers des campagnes multilingues efficaces.