8 conseils de pro pour préparer des fichiers à traduire

Les services de traduction permettent à votre marque de communiquer avec les clients dans leur propre langue, ouvrant la porte à de nouvelles opportunités commerciales internationales. La qualité d’une traduction dépend de plusieurs facteurs, et même si la plupart d’entre eux relèvent directement du traducteur et du fournisseur de services de traduction, d’autres restent sous le contrôle du client.

Dans cet article, nous vous donnons quelques conseils éclairés pour bien préparer les fichiers que vous souhaitez faire traduire. Et nous savons de quoi nous parlons ! Nous gérons des projets de traduction depuis plus de quarante ans pour des clients du monde entier, et travaillons avec des entreprises d’envergure internationale, telles que DHL, Galeries Lafayette, AO.com et bien d’autres encore.

Alors suivez ces conseils pour garantir l’efficacité du processus de traduction et la qualité du résultat, sans mauvaise surprise.

 

 

1. Définissez clairement vos attentes

Traduire un document implique bien plus que la rédaction d’un texte mot pour mot identique à l’original, dans une autre langue. Lorsque vous entamez le processus, vérifiez d’abord que vos attentes (ou celles de votre équipe) pour le livrable sont bien alignées à celles de l’agence de traduction.

Nous sommes experts en traduction, et avec plusieurs décennies d’expérience, nous savons exactement comment appliquer nos compétences culturelles et les connaissances uniques de nos traducteurs internationaux au contenu initialement fourni par le client. Ce processus aboutit à un document final parfaitement conforme aux attentes de la langue cible en termes de normes locales, de valeurs, et même de réglementations.

Il est toujours utile de connaître le contexte dans lequel s’inscrit le document : indiquer l’objectif, l’audience cible, l’utilisation prévue, et tout autre renseignement pertinent, aidera le traducteur à se faire une idée plus claire du projet, et à identifier les points sur lesquels il aura peut-être besoin de précisions supplémentaires.

Les conversations initiales sont le moment idéal pour réunir toutes les informations qui permettront d’aligner les attentes des deux côtés : elles seront clairement incluses dans le contrat et les consignes du projet pour assurer leur visibilité et leur mise en application dès le début du projet et ce jusqu’à la livraison de la traduction.

 

2. Relisez soigneusement votre document

Les traducteurs ne sont pas des relecteurs : ils ne sont pas chargés de repérer et de rectifier les erreurs dans les documents qu’on leur demande de traduire.

Même si The Translation People est en mesure d’offrir son aide, via des services de révision, de rédaction ou de transcréation lorsque le document d’origine a encore besoin de travail, notez qu’il ne s’agit pas d’une règle universelle : les agences de traduction ne le font pas toutes.

Vous devriez donc soumettre tous les documents que vous fournirez à vos processus de révision internes habituels, pour vérifier qu’ils ne contiennent pas de fautes d’orthographe ou de grammaire, ou toute autre erreur risquant d’être reproduite dans la version traduite. Dans le cas contraire, les modifications ou corrections apportées ultérieurement pourront faire l’objet de frais de traduction supplémentaires.

Autres choses à garder à l’esprit à cette étape :

• Évitez les phrases inutilement complexes : privilégiez la simplicité si possible. Un style concis contribue généralement à la production d’une traduction plus claire et précise ;
• Limitez ou supprimez le jargon : même si dans certains secteurs d’activité, l’emploi du jargon est inévitable, nous vous conseillons de le limiter au maximum – encore une fois pour assurer la clarté et la fidélité de la traduction ;
• Minimisez les références culturelles ou les idiomes : les références et expressions sans équivalent direct sont plus dures à traduire et requièrent parfois le recours à la transcréation, processus à la fois plus coûteux et plus long. Pour éviter des frais et des délais supplémentaires, lorsque vous rédigez un document que vous comptez faire traduire, préférez les termes généraux, qui fonctionnent bien dans toutes les langues.

3. Partagez le document avec toutes les permissions requises

À l’ère numérique moderne, il ne faut que quelques clics pour partager un document. Pourtant, il arrive très souvent que l’on néglige les quelques clics supplémentaires, mais indispensables, permettant au destinataire de modifier le document partagé !

Même si les agences de traduction disposent de logiciels spécialisés capables d’extraire le texte des documents à traduire, elles auront très certainement besoin d’accéder aux versions originales. Partager les fichiers sans les autorisations de modification requises peut retarder le processus de traduction, ou même l’interrompre momentanément si la personne responsable du partage des fichiers n’est pas disponible.

Nous vous conseillons donc de vérifier que vos documents sont partageables et modifiables, qu’ils soient enregistrés en ligne (Google Docs, MS Office, etc.) ou sur ordinateur (documents Word et autres formats). Des instructions vous seront normalement fournies avant le début du projet, pour vous expliquer ce que vous devez fournir, et dans quel format.

 

4. Assurez-vous de partager la version finale

La relecture n’est pas la seule précaution à prendre : vérifiez aussi que la version du document que vous envoyez est bien la version finale ! Il n’y a rien de pire que de recevoir un document soigneusement traduit, et de s’apercevoir que la traduction est celle d’un brouillon initial, ou d’une version incomplète – même si elle ne contient pas de fautes d’orthographe ou de grammaire.

Veillez donc à faire valider le document par tous ceux dont l’approbation est requise. Vérifiez aussi des choses comme les images, les symboles, les polices utilisées, etc. : ces éléments apparaissent-ils tous correctement dans la version que vous partagez ?

Apporter des corrections et des modifications au texte source une fois le processus de traduction lancé complique beaucoup les choses et entraîne souvent des retards (et parfois des frais supplémentaires !).

Pour gagner du temps et simplifier le processus, nous vous conseillons aussi d’indiquer les éléments qui n’ont pas besoin d’être traduits, par exemple : citations, graphiques, diagrammes, légendes d’images, ou autre.

 

5. Partagez des documents décrivant votre style rédactionnel et autres ressources similaires

Une bonne traduction repose sur deux aspects essentiels : le premier consiste à communiquer le sens d’origine sans le déformer, et le second à conserver aussi fidèlement que possible le ton et l’esprit du texte d’origine.

Pour faciliter le processus, nous vous conseillons vivement de partager un document décrivant votre style rédactionnel, si vous en avez un. Ces ressources donneront au traducteur toutes les informations requises sur le ton de voix de votre organisation, ses préférences stylistiques, et tous les détails qui contribuent au « ressenti » des lecteurs à qui la traduction est destinée.

Si votre organisation dispose déjà d’un document « guide de style », n’hésitez surtout pas à le partager. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez soit créer un guide complet à l’attention du traducteur, soit lui fournir une liste de points essentiels. Nous vous conseillons aussi de donner au traducteur l’opportunité de poser des questions ou de demander des clarifications, pour qu’il ait accès à des informations aussi précises et complètes que possible.

Un bon document « guide de style » devrait inclure les informations suivantes :

• Vos valeurs : en quoi croit votre organisation ? Pourquoi ? Comment cela impacte vos activités ?
• Style rédactionnel : il s’agit des adjectifs qui caractérisent les communications de votre marque sur les différents canaux utilisés. Par exemple : « inspirant », « assuré » ou « chaleureux ».
• Style rédactionnel selon certains canaux : certains styles ne conviennent pas à tous les canaux de communication, alors pensez à préciser où et quand les adapter.

 

6. Partagez votre glossaire

Bien entendu, conserver le sens de l’original est aussi important que conserver le style rédactionnel, et fournir un glossaire est un excellent moyen d’assurer la qualité du résultat.

Un glossaire vous permettra de définir tous les termes clés du document à traduire ou fréquemment employés dans votre entreprise/secteur d’activité. Un tel document aidera le traducteur à bien comprendre la terminologie spécialisée que vous utilisez, et qu’il ne connaît pas nécessairement très bien, ou bien les définitions spéciales données, dans le contexte de vos activités, à des termes autrement courants.

Un glossaire complet et détaillé garantit que la terminologie employée dans le document traduit exprime bien la même idée que dans l’original, et la communique avec le vocabulaire et la phraséologie préférés de votre organisation.

Votre glossaire devrait inclure :

• Définitions des termes spécialisés/non standard
• Définitions spéciales données à des termes courants/standard
• Définitions des abréviations
• Phrases propres à la marque, par exemple : slogans

Une bonne agence de traduction travaillera avec vous pour créer un glossaire multilingue de la terminologie essentielle dans toutes les langues, pour que les traductions soient toutes formulées de manière cohérente, avec les termes approuvés par votre entreprise.

 

7. Convenez d’un canal de communication

La traduction est un processus fluide, et convenir d’un canal fiable pour les échanges vous aidera à obtenir le résultat désiré, selon le calendrier fixé. Si l’agence de traduction peut facilement vous contacter pour régler des points non couverts par votre document « guide de style » et votre glossaire, le travail pourra progresser plus efficacement.

Nous vous recommandons de désigner un point de contact unique dès le début du projet : une personne qui sera disponible pour répondre à ce type de questions et permettre au travail d’avancer. Une telle relation est un atout de valeur pour les projets continus : avec un même point de contact chez la marque, les traducteurs et les fournisseurs de services de traduction sont plus étroitement impliqués dans les opérations du client, et développent une solide compréhension de l’entreprise et de ses stratégies de communication.

 

8. Stipulez clairement la date de livraison du projet

Nous avons déjà expliqué qu’il était important de définir vos attentes, et ce conseil suit le même principe. Si nous l’avons mis en dernier dans la liste, c’est sans doute parce que c’est le plus important : veillez à informer l’agence de traduction de toute date d’échéance importante pour la livraison du document traduit !

Traduire un document prend du temps, et même si des délais serrés sont parfois inévitables, nous vous conseillons, si possible, de planifier les choses à l’avance. Cela donnera au traducteur suffisamment de temps pour accorder au projet toute l’attention qu’il mérite, et pour obtenir les réponses à ses éventuelles questions.

Le calendrier et les dates limites devraient être mentionnés lors des conversations initiales, puis stipulés dans les accords officiels conclus au lancement du projet de traduction – une fois encore, pour que les attentes soient correctement alignées, des deux côtés.

 

Vous avez besoin d’aide pour démarrer votre projet de traduction ?

En plus de ces quelques conseils, nous pourrons vous faire profiter de plus de quarante ans d’expérience en traduction avec des clients du monde entier. Nous mettons notre vaste expertise au service de chaque projet de traduction que nous gérons, et travaillons avec des traducteurs aux connaissances linguistiques et locales sans pareilles.

Si votre entreprise a besoin de services de traduction, contactez-nous : notre équipe sera ravie de vous aider. Nous travaillerons avec vous pour identifier vos besoins et confierons votre document au traducteur le plus compétent, selon votre secteur d’activité, langue cible et type de projet.

Vous trouverez plus d’informations sur nos services ici, ou bien consultez nos études de cas ici.